鲸品堂| “双碳”大局中再看业务合同电子化

2022-05-23 639

01
前言

继全国两会“碳达峰”、“碳中和”首次被写入政府工作报告,中共中央、国务院印发《关于完整准确全面贯彻新发展理念做好碳达峰碳中和工作的意见》,国务院印发《2030年前碳达峰行动方案》,把“节能”作为双碳目标的关键性手段。

伴随互联网信息技术的发展,推动数字经济是实现双碳目标的有力手段之一。国务院印发《“十四五”数字经济发展规划》基于八项主要任务,明确了十一项重点工程。其中在“加快推动数字产业化”、“持续提升公共服务数字化水平”中,重点提及电子合同、电子印章、电子签名、电子签章等。我国数字经济转向深化应用、规范发展、普惠共享的新阶段,电子合同、电子签章等便捷应用成为组织数字化转型过程中不可或缺的重要支撑。

浩鲸科技围绕国家政策层面 “双碳”和“推动数字产业化”的战略目标,充分运用数字化技术与碳中和目标相结合(数字碳中和),研发打造的电子合同管理平台以数字技术加速促进碳中和的实现。通过电子化、线上化的合同全生命周期管理模式替代传统纸质合同,实现节能降碳增效,加速实现“双碳”目标。

02
目标

节能减耗是企业的生存之本,树立“开源节流”,“降本增效”的绿色环保节能意识,可以实现企业节能效益的最大化。通过数字化手段,打通从合同起草、审批、签约、归档、业务办理一整套完整的闭环管理,可以最大程度地节省纸张、油墨等资源的开支,规范合同过程管理,提升合同管理水平,防范合同关键信息缺失,以更加低碳环保的方式高效支撑政企业务的快速发展与降本增效。

针对打造规范、安全、高效的电子化合同管理平台提出以下建设要求:

合同数字化、模板化

支持对所有产品预置专业的合同模板,实现合同模板的在线编辑排版,自由组装合同需要的要素,所见即所得,无需营销人员操心编写,为营销快速确认打单时提供专业的合同库支撑。

合同快速起草,易用

自动根据选择商品加载业务属性,提供合同在线录入能力。自动校验合同内容的合规性。合同起草流程向导化,可视化,营销人员无需培训即可快速上手使用。

便捷的流程管控

合同审批流程规则提前预置,可根据产品、套餐、资费、折扣等元素配置不同的审批流程规则。根据合同内容自动完成审批流程的环节流转。

合同签署规范化

基于模板生成合同内容,提供合同预览,自动加盖电子签章,经办人授权签名等能力,规范合同签署,提高合同质量与签署安全性。

03
能力篇

使用微服务、分布式的互联网架构构建电子合同管理平台,围绕一线营销人员的日常销售工作,共同构建完成合同起草、合同审批、合同签订、合同转订单等工作。从“纸上”到“线上”,为运营商政企业务提供数字化能力。

核心能力一:合同模板配置


① 模板配置管理
为提升合同签订的便捷性及规范化,针对标准化产品的合同,实现对合同模版的配置能力。不同产品可配置不同的合同模板。
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② 条款配置管理
提供合同条款配置管理能力,针对不同的合同内容配置多种合同条款,如业务条款、安全责任书、保密条款等。支持合同模板引用多项合同条款。

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核心能力二:合同生成


① 合同起草页面配置
提供合同起草页面配置能力,通过可视化自由拖拽方式,完成合同起草页面布局和合同属性配置。

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② 合同在线起草
根据选择的产品,起草页面中动态加载产品合同属性,一线营销人员按要求完成合同内容录入。

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③ 合同生成、预览
从模版库中选取对应产品的合同模版,自动将起草内容回填到合同条款对应的位置中,生成完整的电子合同,并支持按照正式合同样式提供合同预览功能。

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核心能力三:合同在线审批


遵循合同先审批后签章的原则,统一审批矩阵,支持按照合同中选择的产品、套餐、资费、折扣等元素实现按矩阵自动分层、分级在线流转审批。例如:

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核心能力四:合同签署


① 电子签章
通过关键字来定位盖章位置,实现线上自动加盖电子签章。针对融合业务支持多份合同,执行一次盖章。骑缝章具有防止在文件内增减页码的作用,防止删减或者加页造假的作用。

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② 电子签名
提供甲方客户线上签名能力,用于替代甲方合同盖章效果,同样具备法律效应。电子签名分为授权人申请、签名认证二个步骤。

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业务流程说明:

【授权申请】

客户填写授权人信息及发起免签章授权申请;


向认证中心发起人证合一校验,校验被授权人的身份信息真实有效;


判断校验结果,校验失败则结束流程或重新发起申请;


通过校验则完成授权申请。


【签名认证】

客户发起电子签名;


发起人脸认证,完成活体人脸采集,进行当前用户与被授权人的人证比对;


判断比对结果,若与被授权人身份不符则流程结束;


通过校验客户进行签字。


核心能力五:合同转订单


合同签订完成后进入转订单环节,电子合同管理平台将自动按产品完成订单拆分,并将订单内容发送到订单中心进行后续开通受理,支持深度自动化和甩单两种转订单方式。

04
价值篇

社会效益


① 数字时代来临,电子合同签领绿色未来
随着互联网的快速发展,“无纸化”时代步伐正加速到来今年两会上,政府工作报告明确提出,要加快数字化发展,打造数字经济新优势,协同推进数字产业化和产业数字化转型,加快数字社会建设步伐,提高数字政府建设水平,营造良好数字生态,建设数字中国。

② “双碳”目标下,电子合同凸显“绿色”价值
“双碳”目标下,能源“双控”形势下,以数字技术推进碳中和,实现绿色低碳目标,促进绿色低碳发展。未来电子合同将成为重要助推力,电子合同凭借“无纸化、全线上”的优势替代传统纸质合同,实现节能降碳增效,加速实现“双碳”目标。

③ 电子合同助力“数字战疫”
当前受新冠肺炎疫情的影响,人员流动的管控给业务开展带来了非常大的影响。电子合同零接触、高效率、低风险的优势能够帮助企业纾解疫情下的签署难题,保障业务正常运转,为民生经济发展提供助力,成为企业数字战疫的有力支撑

经济效益


① 节省人力成本
纸质合同自签署到归档,需人为操作、跟进,且需安排专人进行合同管理,使人力资源利用率降低。使用电子合同后,以某省运营商政企业务为例,全省各地市节约1名合同管理人员,一年节约成本约234万元(计算公式:1人*13地市*12月*1.5万元/月=234万元)。

② 节省经济成本
纸质合同对于纸张、硒鼓、存档等耗费成本,随年限增加成本也随之增加。使用电子合同后,以某省运营商政企业务为例,全省仅纸张、硒鼓成本节约107.9万元,降低合同签署和管理的成本。
计算公式如下:

纸制合同平均10张/份,按一式两份计算,单份合同约20张/份


2021年全年累计电子合同签约量385264份


A4纸张费用:20元/500张,单张费用0.04元/张,单份合同纸张费用20*0.04=0.8元


硒鼓(打印机)费用:300元打印3000张,0.1元/张,单份合同硒鼓20*0.1=2元


单份合同费用:0.8元+2元=2.8元/份


总费用:385264份*2.8元=1,078,739.2元


效能提升


① 提升合同签署效率
可在线生成合同、审批合同、发送合同、签署合同,省去了等待、核对、打印、筛查等步骤。从合同起草、审批、签订至下单耗时由5-10个工作日下降至1-3个工作日,大大缩短了合同签订周期,合同处理效率提升70%以上

② 提升合同管理效率
纸质合同归档管理,需要花费时间和精力进行合同编号、分类,占据存储空间较多,且调阅、查找不便;电子合同模式则通过系统控制,电子版的文件存储更节省空间、时间等成本,同时智能索引、业务分类、调阅权限控制等也提升合同文件信息管理的便捷性与安全性。

05
总结篇

灵活、多种类、可视化的模板配置

① 支持电子合同模板配置,根据合同范围,定义模板、条款与产品等绑定关系。
② 支持设置模板发布区域,相同产品可分区域使用不同的合同模板。
③ 根据需要,定制合同要素,可配置元素取值范围、默认值、正则表达式,可设置元素的显示属性,如长度、基本样式、是否打印等。
④ 可视化模板采编,自由拖拽,可见即可得。
⑤ 模板配置后提供预览功能。

电子合同端到端全流程管控

通过合同电子化,有效解决电子合同普及率低,摆脱纸质合同签约手写、流程断档、受理繁琐、下单麻烦等问题。电子化合同能力,实现从合同起草到签约流程发起、审批无缝衔接、智能加盖电子签章、智能拆分订单、合同自动归档的全流程闭环管理,满足政企业务高效下单的智能化运营目标。

客户授权认证,合同签署规范、安全

通过身份认证系统,提供人脸识别、场景识别等安全认证技术,实现集团客户经办人授权,被授权人通过人证合一校验后方可执行电子合同签署操作,使用合同签署更加的安全。

图片关键词

下单更便捷,签约一站式,跟踪全透明,环节可进退

以互联网思维解决传统下单繁琐、材料收集困难、跟踪困难的问题,实现现场一键下单、合同在线转发、进度透明查询、催办与回退等功能。


图片关键词

多产品一键融合受理

强化对政企融合业务的支撑,建设融合合同管理能力、融合合同转订单流程,订单智能拆分协同处理。支持“一次受理”、“一份合同”、“一次盖章”、“一键下单”,以满足企业客户多样化需求。

图片关键词

PC、APP适配,满足不同场景需求

实现电子合同支持多平台使用,满足一线营销人员、业务主管和公司领导在不同场景的合同起草、审批等能力,并提供通过移动端完成在线签署能力。

06
结束语

随着“双碳”战略目标不断深化,“绿色发展理念”将成为一种趋势,电子合同这一信息技术将会加速发展并逐步取代传统纸质合同,通过规范化、电子化、线上化的操作与管理流程,不仅优化了以合同管理为核心的整体流程,还全面实现了合同管理“绿色”转型。浩鲸科技将持续坚持健康、绿色发展,数字化碳中和的发展道路,共建生态,加速实现“双碳”目标。

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